Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

 
 
 
 

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

 

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

Видео — состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.
 

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

 

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Поделиться:
22 комментария
Ушаков Пётр 17 августа 2018

Наша Карина Марковна не успевает за день всю сделать сделать и берёт её на дом. Работает она начальником отдела кадров, а домой носит папки с личными делами сотрудников.

Магда 16 августа 2018

Мы каждые восемь-десять лет сдаём все архивные дела нашего предприятия в городской государственный архив. А существует ли какая-нибудь нормативная документация, через сколько лет нужно освобождать архив на предприятии и передавать его в город?

Авилий 13 августа 2018

Как-то, работая инспектором в отделе кадров, зашёл в производственный архив нашего предприятия за нужной бумагой. С любопытством открыл папку за 1942-й год. А в ней лежали приказы, распоряжения и другие документы. Все они написаны карандашом, тогда с печатной машинкой были проблемы. Интересно читать приказы по предприятию об увольнении и принятию на работу сотрудников, написанные карандашом синего цвета, а подпись директора красным. В то время пользовались двусторонним толстым карандашом (синим/красным).

Татьяна Сергеевна Бек 12 августа 2018

Много лет тружусь в отделе кадров. Казалось бы, знаю свою работу от а до я. Но, с приходом нового руководителя становится всё больше и больше дополнительных обязанностей. Вот и на днях он издал распоряжение, что мы, кадровики, должные ещё заниматься и хранением медицинских книжек. Разве это входит в нашу работу?

Полина 11 августа 2018

Много лет назад назад, работал у нас пожилой мужчина, который любил приукрасить факты своей биографии. Однажды на общем собрании заявил, что имеет награды и звание за подавление мятежа в Чехословакии, потому получает надбавку к пенсии. После собрания спокойно отправился домой, а народ ринулся в отдел кадров, проверять личное дело. Естественно, в нём отсутствовал оный знаменательный факт в его биографии. А я вот думаю, нарушила тогда свои должностные обязанности кадровичка Маша.

Никулина Лена 09 августа 2018

Да ничего Вам не будет. Максимальное наказание - объявление выговора. Который благополучно через год автоматически снимут.

Агроном 08 августа 2018

Если целенаправленно размещу архив с личными делами в подвале, где проходят коммуникации, и устрою "случайный потоп", что мне за это будет?

Винокентьев 05 августа 2018

По поводу безвозвратно потерянных документов. Как-то, престарелые родственники, проживающие в другой местности, попросили сходить в архив и запросить документы о том, что они сразу после войны проходили в нашем городе учебную практику на заводе. Им нужно было получить "ветеран тыла". А завод тот давно обанкротился и закрылся. Так вот, из городского архива мне дали справку, что сведениями не располагают, и всё.

Миронова Наташа 03 августа 2018

Не понимаю, для чего на сотрудника заводить несколько личных дел. У нас бюджетная организация. Большинство коллектива подрабатывает по внутреннему совместительству. Это сколько же бумаги дополнительной нужно плодить.

Ольга 02 августа 2018

Присоединяюсь. Напишите статью о прочей документации. Допустим, сколько должны храниться входящие и исходящие письма, факсы, приказы, распоряжения. Где они должны храниться, надо ли сшивать, есть ли особые требования?

Арсений Быков 01 августа 2018

Здравствуйте, не только восхищаюсь вашими обзорами, но и добавляю их в закладки. Делопроизводство, казалось бы не основная часть работы на предприятии, но вопросов по нему множество. Допустим, у нас не умолкают споры, что сначала ставить подпись или дату внизу заявления работника. Не могли бы дальше раскрывать эту тематику на сайте?

Журавлёв Саша 29 июля 2018

Существуют ли требования к этажности расположения комнаты (архива) для хранения документов? Можно ли располагать её в подвальном помещении и не получится ли так, как пишет Подколзин Дмитрий (прорыв трубы), ведь в подвале больше коммуникаций.

Бальзаминов 28 июля 2018

Как то на днях у себя на работе зашёл к кадровикам и попросил сделать ксерокопию одного из документов, хранящихся в личном деле. И тут моё внимание привлёк приказ о выговоре. Объявлен он был ещё десять лет назад. Когда я спросил, почему он там хранится, получил ответ, всё по закону.

Маша 26 июля 2018

Акты - это мелочь, а как восстанавливать утраченные личные дела и то что в них было? Не зря придумали такой большой срок хранения документов. А если человек обратиться за ними, что ему предъявлять, справку из УК?

Делать свое дело 25 июля 2018

Дмитрий,

следует составить документальное подтверждение данного события: создайте комиссию - составляйте акт к которому приложите справку, подтверждающую факт и причину аварии (из управляющей компании, ...).

Дмитрий Подколзин 25 июля 2018

На работе в выходные дни прорвало трубу горячей воды и кипяток сутки лился на документы в архиве. Естественно, они пришли в негодность и 60% из них не подлежат восстановлению. Храниться должны были 25 лет. Как быть и кто ответит?

Делать свое дело 24 июля 2018

Оксана,

не волнуйтесь, эта техническая сторона вопроса решается намного проще, чем Вы думаете - специальные дата-центры с несколькими запасными вариантами для подстраховки.

Предполагаем, что это будет единая федеральная информационная система.

Оксана 24 июля 2018

А как же теперь 75 лет будут хранить электронные трудовые книжки, на дискетках или специальный сервер купят?

Максим 22 июля 2018

У нас ещё любопытнее ситуация. Видимо что-то кадровики в своё время напутали и ни у кого не взяли согласие на обработку персональных данных. И вот месяц назад спохватились и стали обходить всех сотрудников, чтобы те расписались. А если бы ни кто не захотел поставить подпись, то всех бы уволили и предприятие закрыли? Думаю, легче одного работника отдела кадров уволить в таком случае, чем весь коллектив.

Ильдар 21 июля 2018

Спасибо за ответ. Но, на каком основании будет произведён отказ? Разве в трудовом законодательстве есть такой пункт? Может ли работник, претендующий на вакантное место и получивший отказ, оспорить его в трудовой инспекции?

Делать свое дело 20 июля 2018

Ильдар,

на основании Вашего решения не давать согласия на обработку Ваших персональных данных - в таком случае работодатель не сможет исполнить требования Федерального закона и, соответственно, будет вынужден отказать Вам в приеме на работу.

Ильдар 20 июля 2018

Всегда задавался вопросом, если откажусь подписывать соглашение на обработку моих персональных данных, что произойдёт - уволят с работы (или не примут на работу). Но, на каком основании?

Добавить комментарий