Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

 

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

 

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

 

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

Схема как прошить документы в 3 дырки

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

шаг 1

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

шаг 2

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

шаг 3

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

шаг 4

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

шаг 5

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

отчет кассира

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Схема - как прошить документы в 4 дырки

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

шаг 1

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

шаг 2

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

шаг 3

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

шаг 4

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

шаг 5

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

шаг 6

  1. И соединяем концы нитки

шаг 7

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

шаг 8

  1. Остается завязать нитку узлом

шаг 9

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

шаг 10

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

 

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Что такое дефолт http://delat-delo.ru/spravochnik/terminy/chto-takoe-defolt.html и какие его виды бывают.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

Поделиться:
25 комментариев
Делать свое дело 16 июля 2018

Збруев Олег,

четких и однозначных требований к размеру такого листочка, наклеиваемого сзади, нет.

Збруев Олег 16 июля 2018

Спасибо за ответ. А какие размеры должны быть у этого листочка, наклеиваемого сзади? Они регламентированы нормативным документом?

Делать свое дело 14 июля 2018

Збруев Олег,

предполагаем, что если наклеенный скотч не дает усомниться в подлинности наклейки с подписями и печатью на ней, то это не является нарушением.

Збруев Олег 14 июля 2018

Здравствуйте. Подскажите. Мы на работе для лучшей сохранности на бумажные "наклейки с количеством листов" ещё и скотч сверху прилепляем. Является ли это нарушением?

Делать свое дело 09 июля 2018

Олеся,

рекомендовать какой-то один вид клея - неблагодарное дело.

У каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Кому то удобнее работать с одним видом, другому - с другим ... Тем более, что выбор клея сейчас огромный!

Олеся Цатина 09 июля 2018

Милое "Делать свое дело", как думаете, какой клей лучше использовать в делопроизводстве. Слышала, раньше применяли исключительно казеиновый. Сомнительно, что современный бумажный прослужит долго.

Ратник 07 июля 2018

А разве им не положены напёрстки? Куда только смотрит служба охраны труда. Уколов палец, можно получить заражение, а там и до гангрены недалеко.

Афанасий 06 июля 2018

Наверное, у делопроизводителей профессиональная болезнь - постоянно исколотые пальцы?

Делать свое дело 04 июля 2018

Артем Спицын,

Ваш делопроизводитель прав - бумажку "Прошито, пронумеровано..." следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.

Артём Спицын 04 июля 2018

Уважаемое "Делать свое дело" подскажите, для меня это важно. Собираем журналы: на принтере печатаем около ста листов, затем их дыроколим и вставляем в картонную папку "дело". То есть нанизываем листы на металлическую скрепку, которая имеется в папке. Затем их прошиваем, начиная с первого печатного листа (не с картонной обложи папки "дело"). Вопрос; куда приклеивать листочек "прошнуровано, пронумеровано..."? Мы всегда приклеивали его на заднею страницу картонной обложки. На днях делопроизводитель сказала, что нужно приклеивать на прошитые бумажные листы (на заднею сторону последнего листа). Как же правильно? Спасибо за ответ.

Делать свое дело 03 июля 2018

Сорокин,

для того, чтобы сделать дырки в толстой пачке бумаги часто применяют дрель с нужным диаметром сверла.

Сорокин 03 июля 2018

Мне вот любопытно, кроме шила, можно ещё чем-либо протыкать дырки в толстой пачке бумаги? Может придумано какое-нибудь механическое средство? Сразу оговорюсь, дырокол не подходит, потому что пробивает слишком крупные отверстия.

Делать свое дело 02 июля 2018

ДаШа,

1. Лучше придерживаться правил прошивки документов, которые изложены в статье.

2. Предполагаем, что вряд ли кто-то не примет от Вас документы, с наклейкой бумаги "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ХХ листов" указанным Вами способом.

ДаШа 02 июля 2018

У нас принято не оставлять нити после узелка, а заклеивать их бумажкой, на которой написано, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. Значит мы делали неправильно до сих?

Жогдин Олег 08 мая 2018

Недавно столкнулся с такой ситуацией: на работе нужно было подшить ряд журналов для диспетчеров, а интернета под рукой не было. А ведь полгода назад читал этот обзор. Не единожды пожалел, что не скопировал его тогда.

Выборнов Александр 23 февраля 2018

Помнится работала у нас безграмотная архивариус, скрепляла документы по своему усмотрению. Так мы, после её увольнения, три года потом горы документов заново прошивали.

Наташа Борисова 13 января 2018

Столкнулась в реальности с этим. На работе много лет журналы скрепляли двумя дырками. А вчера позвонила начальница и велела всё переделать на три дырки. Вот сижу сейчас и внимательно изучаю вышеизложенное на этой странице.

Мария Сергеевна 02 ноября 2017

В былые времена нить заливали горячим сургучом и сверху ставили оттиск печати. До сих пор помню тот непередаваемый сургучный запах. Мне он нравился.

Кускова Мария 15 сентября 2017

Мы делали опись всех пронумерованных страниц в томе. А про то что необходимо делать отдельную опись для мелких чеков и товарных накладных не знали. Придётся весь архив пересмотреть.

Ольга Степановна 26 августа 2017

Много лет работаю в архиве солидной организации. Мы всегда строго соблюдаем требования относительно делопроизводства. Порядок должен быть во всём, в том числе, и в документах.

Александра 24 августа 2017

Очень полезная статья и главное вечная. Компы часто летят ( документы становятся недоступны) а что написано пером не вырубишь топором.

Наталья Безенчукова 22 июля 2017

В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

Серъёзный 04 июля 2017

Забюрократились донельзя. Вам же премьер-министр на всех совещаниях твердит, что нужно уходить от бумажного документооборота. А мы всё дырочки сверлим и считаем, вдруг на одну меньше окажется - это же трагедия вселенского масштаба наступит.

Оксана Мальцева 12 июня 2017

Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.

Сергей Фролов 22 мая 2017

Мы как-то налетели на крупный штраф, потому что приняли к исполнению не прошитую конкурсную документацию. С тех пор относимся очень серьёзно к этой части делопроизводства.

Добавить комментарий