Как правильно учесть расходы на выпуск и обслуживание зарплатных карт

Сейчас многие юридические лица стремятся сократить свои наличные расчеты, а потому даже зарплату стали все чаще переводить на платежные карты. Но такая карта у начинающих бухгалтеров вызывает большие трудности в плане организации учета. А ведь все на самом деле очень просто!
Если банковскую карту открывает сам сотрудник
Это тот вариант, когда сотрудник сам заключил договор с банком на открытие карточного счета и сам из собственных средств оплачивает обслуживание и выпуск карты. В этом случае организация никаких расходов не несет и не отражает.
От сотрудника только потребуется заявление в бухгалтерию — в произвольной форме и с отражением просьбы о переводе средств на реквизиты его платежной карты. И к этому заявлению следует приколоть реквизиты – их можно получить в банке, выпустившем карту.
Но если только организация взяла на себя обязательства по открытию карты для сотрудника, тогда ей придется правильно организовать учет этого пластика.
Если организация сама оформила карту для сотрудника
В этом случае компания сама заключает договор с банком на выпуск и последующее обслуживание карт, на которые будет переводиться зарплата сотрудникам.
Услуги по выпуску и обслуживанию этих карт, как правило, оплачиваются в форме предоплаты:
Дебет сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит сч.51 «Расчетные счета».
Далее, как только получены карты и документы по оказанной услуге их выпуска, в бухгалтерском учете в соответствии с абз.7 п.11 ПБУ №10/99 «Расходы организации» расходы по выпуску (только по выпуску!) карт сразу списываются в состав прочих расходов и в полной сумме:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 76.
А вот расходы за обслуживание карт списать сразу не получится. Более того, и через 97 счет эту сумму проводить тоже не следует, несмотря на то, что платит организация в полном объеме вперед за год.
Дело в том, что годовая плата за обслуживание зарплатных карт – это предоплата за банковские услуги. Поэтому в учете отражение этих расходов будет выглядеть следующим образом:
Дебет счета 76 Кредит счета 51 – внесена годовая оплата за обслуживание карт;
Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 76 – отражено ежемесячное списание расходов на обслуживание карт в размере 1/12 от годовой суммы.
Кстати, такой порядок отражения расходов в налоговом учете (для целей налога на прибыль) возможен только, если предприятие применят метод начисления. Если же использует кассовый метод (для целей налога на прибыль и для упрощенной системы), то расходы можно принять в полном объеме по факту их оплаты и при наличии документов.
Но вне зависимости от порядка списания карточных расходов:
- для целей налога на прибыль их можно признать в составе внереализационных согласно пп.15 п.1 ст.265 Налогового Кодекса РФ (далее в тексте – Кодекс), или можно в составе прочих производственных расходов на основании пп.25 п.1 ст.264 Кодекса. Ошибки не будет, поскольку право выбора остается за налогоплательщиком. Это право ему дает п.4 ст.252 Кодекса;
- для целей упрощенного режима — в составе расходов, связанных с оплатой услуг, которые оказывают кредитные организации, согласно пп.9 п.1 ст.346.16 Кодекса. Стоит отметить: несмотря на отсутствие услуг по выпуску и обслуживанию карт в прямом перечне сделок, которые может совершать кредитная организация на основании ст.5 Федерального закона №395-1 от 02.12.90г., в этой же статье есть ссылка на право кредитных организаций заниматься иными видами сделок, которые разрешены законодательством РФ. В частности, Положением Банка России №266-П от 24.12.04г. «Об эмиссии платежных карт». Таким образом, выпуск и обслуживание карт – это разрешенная законодательством услуга кредитной организации. И ее можно смело признавать в налоговом учете в составе одноименных расходов.
Однако принять все расходы по выпуску и обслуживанию карт и для целей бухгалтерского, и для целей налогового учета (по налогу на прибыль и для упрощенного спецрежима), возможно только если:
- договор с банком на выпуск и обслуживание карт оформлен и подписан от имени компании, пусть и ее представителем, на которого возложена обязанность на тот момент подписывать подобные документы;
- в данном договоре четко указано, что все расходы по обслуживанию и выпуску карт оплачивает именно организация;
- безналичный способ перечисления заработной платы предусмотрен в трудовом договоре с сотрудниками или в коллективном соглашении. Или даже в отдельном локальном нормативном акте, например, в Положении о заработной плате. Причем, если в трудовом договоре прямо в тексте не указан способ выплаты заработка, то это можно сделать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
При одновременном соблюдении вышеуказанных условий карточные расходы будут признаны экономически обоснованными.
Но если договор на выпуск и обслуживание карты будет заключен от имени сотрудника, то все затраты по ее обслуживанию и выпуску предприятие не сможет признать в качестве своих расходов.
Если же предприятие все-таки решит оплатить данные расходы за сотрудника, не компенсировав впоследствии эти деньги из его зарплаты, то такие платежи признаются в интересах сотрудника и облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Как учесть комиссию за перевод зарплаты на карту?
Что касается комиссии, которую взыскивает банк за перечисление заработной платы с расчетного счета организации на карточный счет сотрудника, то независимо от того, кто заказывал выпуск карты – сотрудник или организация, — организация данные расходы вправе признать и в налоговом, и в бухгалтерском учете.
В частности, в бухгалтерском учете – в составе прочих расходов и в полном объеме:
Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 51.
В налоговом учете – в составе внереализационных расходов или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На выбор налогоплательщика.
Если организация решила взыскать расходы на выпуск и обслуживание карты с сотрудника
Прежде всего, сделать это можно только, если сам сотрудник даст письменное на это согласие. Дело в том, что в ст.137 Трудового Кодекса РФ дан закрытый перечень удержаний, которые может производить работодатель из зарплаты сотрудника. И в этом перечне нет расходов на обслуживание и выпуск зарплатных карт. И любая попытка насильно взыскать эти средства с работника будет признана нарушением Трудового Кодекса РФ.
Поэтому нужно добровольное решение самого сотрудника, выраженное им в письменном виде в форме заявления.
Пример такого заявления:
Директору ООО «Ромашка»
Серову С.Р.
от бухгалтера Петровой Ю.Д.
Заявление
Прошу удержать из начисленной мне заработной платы за январь 2019 года полную стоимость услуги по выпуску и годовому обслуживанию платежной карты №5140001567895678, которая была открыта ООО «Ромашка» на мое имя в банке ПАО «Банк».
Бухгалтер Петрова Ю.Д. ________________________
03.02.2019 г.
В этом случае компенсируемые сотрудником затраты нельзя признать расходами организации. И в ее учете должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет сч. 76 Кредит сч. 51 – оплачены банку расходы на выпуск и обслуживание карты;
Дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит сч.76 – отнесены карточные расходы на сотрудника;
Дебет сч. 70 «Расчеты по оплате труда» Кредит сч.73 – удержаны карточные расходы из зарплаты сотрудника.
Облагается ли выпуск банковской карты НДФЛ и страховыми взносами?
Прежде всего, карта выпускается в интересах предприятия, поскольку упрощает и удешевляет процесс выплаты заработка. Более того, наличие карты помогает обеспечить своевременность в выдаче зарплаты, как этого требует ст.22 Трудового Кодекса РФ.
Поэтому удерживать из зарплаты НДФЛ и начислять страховые взносы на величину расходов, понесенных организацией в связи с эмиссией и обслуживанием карты, не нужно (в частности, это подтверждает письмо Минфина РФ №03-04-06/6-255 от 28.10.10г.).
Читайте про срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию по командировке и другим подотчетным деньгам.
Как учесть расходы на услуги оценщика имущества, вносимого в уставный капитал.
Примеры заявлений на выдачу денег в подотчет https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/zayavlenie-na-vydachu.html и какие есть нюансы.
Видео — выплата зарплаты на карточки сотрудников (учет и налоги):
А читать нужно все свежие изменения в законодательстве потому что можно и на хороший штраф влететь. Не знание закона не освободит никого от наказания. Есть официальные государственные сайты в интернете. Не забывайте заходить на них.
Хотя, почитать бы его не помешало. Думаю в нём много интересного каждый для себя найдёт.
Если и существует такое постановление в законодательстве, то в нём наверняка речь не идёт о Яндекс Деньги.
Я слышала, что вышло какое-то постановление о запрете на «банковское рабство». Дескать нельзя требовать от работника конкретного банка. Какую карту принесёт, на ту и перечисляем.
Есть специальное указание контролирующих организаций на этот счёт. Не вы первые, не вы и последние. Не переживайте сильно.
Ну да, Яндекс Деньги кошелёк или Вебмани вам предоставит (смеюсь). Мне кажется, закон чётко оговаривает, на какие карты можно заработную плату переводить, а на какие нет.
А если работник при трудоустройстве принесёт вам карточку из другого банка? Как быть в этой ситуации.
Если бы так всё просто было. Существует закон. По которому работодатель обязан зарплатные карточки делать, а не работник.
Пожалуй – это идеальный вариант. Можно повесить на входе в бухгалтерию объявление «банковские карты делаем самостоятельно в банке».
О, так это какое же облегчение тогда для бухгалтеров. Вот и пусть сами себе карточки делают.
Однозначно, вам не нужно будет нести никаких расходов. Ну и естественно нигде их в документации отражать не нужно.
Значит моя организация от этого только в плюсе окажется. Если он сам себе карточку сделает. Это моё личное видении вопроса.
Да никак не быть. Он уже понёс расходы, когда заключал договор с банком и получал карточку.
А как же быть, если сотрудник где-то работал до этого и к вам трудоустроился уже со своей банковской картой? Нельзя же две карты сразу иметь.
Может из-за того что я была отличницей и институт закончила с красным дипломом, но трудностей никаких с организацией работы с банковскими картами не обнаружила, когда взяли бухгалтером работать в контору.
Работать с банковскими картами не трудно, подтверждаю. Но вот в плане организации учёта на самом деле возникают трудности.
Так скажу, не нужно бояться с ними работать (это я ко всем новичкам обращаюсь). Сложного ничего нет, уверяю вас.
Ой, я когда устроилась в бухгалтерию на фирму, то тоже была просто в ступоре, не знала, как с этими карточками банковскими работать.
Нее, сейчас уже многим интереснее становится оплату производить на банковскую карту. Так проблем меньше. И вопросов лишние отпадут.
И не говорите. Сталкиваются многие. Тут ведь как, платишь наличкой и налоговая не беспокоит. А вот если заработную плату на карту будешь перечислять, станешь на виду, как три тополя на Плющихе.
Я тоже встала перед такой проблемой, каким образом выдавать своим сотрудникам заработную плату. Причём, думаю, не одна такая в среде предпринимателей.
Большая текучка на работе. И каждый вновь трудоустраивающийся приходит со своей картой. У кого виза, у кого мир и т.д. Считаю это дополнительной морокой.
Работаю в бюджетной организации. Несколько лет назад всем сотрудникам раздали в бухгалтерии карты от сбербанка для перечисления на них нашей заработной платы. Однако, ежегодно за обслуживание карты деньги удерживались банком с каждого сотрудника, а не организация платила за всех.