Как правильно учесть расходы на выпуск и обслуживание зарплатных карт

Сейчас многие юридические лица стремятся сократить свои наличные расчеты, а потому даже зарплату стали все чаще переводить на платежные карты. Но такая карта у начинающих бухгалтеров вызывает большие трудности в плане организации учета. А ведь все на самом деле очень просто!

Если банковскую карту открывает сам сотрудник

Это тот вариант, когда сотрудник сам заключил договор с банком на открытие карточного счета и сам из собственных средств оплачивает обслуживание и выпуск карты. В этом случае организация никаких расходов не несет и не отражает.

От сотрудника только потребуется заявление в бухгалтерию — в произвольной форме и с отражением просьбы о переводе средств на реквизиты его платежной карты. И к этому заявлению следует приколоть реквизиты – их можно получить в банке, выпустившем карту.

Но если только организация взяла на себя обязательства по открытию карты для сотрудника, тогда ей придется правильно организовать учет этого пластика.

Если организация сама оформила карту для сотрудника

В этом случае компания сама заключает договор с банком на выпуск и последующее обслуживание карт, на которые будет переводиться зарплата сотрудникам.

Услуги по выпуску и обслуживанию этих карт, как правило, оплачиваются в форме предоплаты:

Дебет сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит сч.51 «Расчетные счета».

Далее, как только получены карты и документы по оказанной услуге их выпуска, в бухгалтерском учете в соответствии с абз.7 п.11 ПБУ №10/99 «Расходы организации» расходы по выпуску (только по выпуску!) карт сразу списываются в состав прочих расходов и в полной сумме:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 76.

А вот расходы за обслуживание карт списать сразу не получится. Более того, и через 97 счет эту сумму проводить тоже не следует, несмотря на то, что платит организация в полном объеме вперед за год.

Дело в том, что годовая плата за обслуживание зарплатных карт – это предоплата за банковские услуги. Поэтому в учете отражение этих расходов будет выглядеть следующим образом:

Дебет счета 76 Кредит счета 51 – внесена годовая оплата за обслуживание карт;

Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 76 – отражено ежемесячное списание расходов на обслуживание карт в размере 1/12 от годовой суммы.

Кстати, такой порядок отражения расходов в налоговом учете (для целей налога на прибыль) возможен только, если предприятие применят метод начисления. Если же использует кассовый метод (для целей налога на прибыль и для упрощенной системы), то расходы можно принять в полном объеме по факту их оплаты и при наличии документов.

Но вне зависимости от порядка списания карточных расходов:

• для целей налога на прибыль их можно признать в составе внереализационных согласно пп.15 п.1 ст.265 Налогового Кодекса РФ (далее в тексте – Кодекс), или можно в составе прочих производственных расходов на основании пп.25 п.1 ст.264 Кодекса. Ошибки не будет, поскольку право выбора остается за налогоплательщиком. Это право ему дает п.4 ст.252 Кодекса;

• для целей упрощенного режима — в составе расходов, связанных с оплатой услуг, которые оказывают кредитные организации, согласно пп.9 п.1 ст.346.16 Кодекса. Стоит отметить: несмотря на отсутствие услуг по выпуску и обслуживанию карт в прямом перечне сделок, которые может совершать кредитная организация на основании ст.5 Федерального закона №395-1 от 02.12.90г., в этой же статье есть ссылка на право кредитных организаций заниматься иными видами сделок, которые разрешены законодательством РФ. В частности, Положением Банка России №266-П от 24.12.04г. «Об эмиссии платежных карт». Таким образом, выпуск и обслуживание карт – это разрешенная законодательством услуга кредитной организации. И ее можно смело признавать в налоговом учете в составе одноименных расходов.

Однако принять все расходы по выпуску и обслуживанию карт и для целей бухгалтерского, и для целей налогового учета (по налогу на прибыль и для упрощенного спецрежима), возможно только если:

• договор с банком на выпуск и обслуживание карт оформлен и подписан от имени компании, пусть и ее представителем, на которого возложена обязанность на тот момент подписывать подобные документы;

• в данном договоре четко указано, что все расходы по обслуживанию и выпуску карт оплачивает именно организация;

• безналичный способ перечисления заработной платы предусмотрен в трудовом договоре с сотрудниками или в коллективном соглашении. Или даже в отдельном локальном нормативном акте, например, в Положении о заработной плате. Причем, если в трудовом договоре прямо в тексте не указан способ выплаты заработка, то это можно сделать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При одновременном соблюдении вышеуказанных условий карточные расходы будут признаны экономически обоснованными.

Но если договор на выпуск и обслуживание карты будет заключен от имени сотрудника, то все затраты по ее обслуживанию и выпуску предприятие не сможет признать в качестве своих расходов.

Как учесть комиссию за перевод зарплаты на карту?

Что касается комиссии, которую взыскивает банк за перечисление заработной платы с расчетного счета организации на карточный счет сотрудника, то независимо от того, кто заказывал выпуск карты – сотрудник или организация, — организация данные расходы вправе признать и в налоговом, и в бухгалтерском учете.

В частности, в бухгалтерском учете – в составе прочих расходов и в полном объеме:

Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 51.

В налоговом учете – в составе внереализационных расходов или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На выбор налогоплательщика.

Если организация решила взыскать расходы на выпуск и обслуживание карты с сотрудника

Прежде всего, сделать это можно только, если сам сотрудник даст письменное на это согласие. Дело в том, что в ст.137 Трудового Кодекса РФ дан закрытый перечень удержаний, которые может производить работодатель из зарплаты сотрудника. И в этом перечне нет расходов на обслуживание и выпуск зарплатных карт. И любая попытка насильно взыскать эти средства с работника будет признана нарушением Трудового Кодекса РФ.

Поэтому нужно добровольное решение самого сотрудника, выраженное им в письменном виде в форме заявления.

Пример такого заявления:

Директору ООО «Ромашка»

Серову С.Р.

от бухгалтера Петровой Ю.Д.

 

Заявление

 

Прошу удержать из начисленной мне заработной платы за январь 2019 года полную стоимость услуги по выпуску и годовому обслуживанию платежной карты №5140001567895678, которая была открыта ООО «Ромашка» на мое имя в банке ПАО «Банк».

 

Бухгалтер Петрова Ю.Д. ________________________

03.02.2019 г.  

В этом случае компенсируемые сотрудником затраты нельзя признать расходами организации. И в ее учете должны быть сделаны следующие проводки:

Дебет сч. 76 Кредит сч. 51 – оплачены банку расходы на выпуск и обслуживание карты;

Дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит сч.76 – отнесены карточные расходы на сотрудника;

Дебет сч. 70 «Расчеты по оплате труда» Кредит сч.73 – удержаны карточные расходы из зарплаты сотрудника.

Облагается ли выпуск банковской карты НДФЛ и страховыми взносами?

Прежде всего, карта выпускается в интересах предприятия, поскольку упрощает и удешевляет процесс выплаты заработка. Более того, наличие карты помогает обеспечить своевременность в выдаче зарплаты, как этого требует ст.22 Трудового Кодекса РФ.

Поэтому удерживать из зарплаты НДФЛ и начислять страховые взносы на величину расходов, понесенных организацией в связи с эмиссией и обслуживанием карты, не нужно (в частности, это подтверждает письмо Минфина РФ №03-04-06/6-255 от 28.10.10г.).

Видео — выплата зарплаты на карточки сотрудников (учет и налоги):