Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

 
 
 
 

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

Видео — состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

За нарушения предусмотрена административная ответственность — штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.


Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которыми пользуются многие предприниматели.

 

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать - ЗДЕСЬ >>>

 

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей - ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

 
 
Поделиться:
46 комментариев
Марат С. 18 октября 2019

В данном случае многое зависит от личности человека. Допустим, кто-то может аккуратно относиться, а кто-то настоящий растеряха и «пофигист» в жизни, что только удивляешься, что у него в голове, если на столе в бумагах такой бедлам. Проверял я как-то одну организацию, так у них в личном деле у всех сотрудников за десять лет стажа в одной должности всего по два листочка лежат. А начальник отдела кадров даже и не понял, почему мы ему факт этот в акте отразили.

Елена Елея 12 октября 2019

Кто если и возражает, но только не я. Потому что выступала всегда, и буду выступать за бюрократизм. Подумаешь если у чиновника, а в первую очередь у человека, лежит душа к своему делу, нравится ему. А самое главное не в ущерб работе, то почему нет. Пусть он корпит над документами и получает от этого моральное удовлетворение, от того что бумажку положил в личное дело. А смотреть, как он работает, вообще загляденье.

Жека Бауэр 08 октября 2019

Напомнили своим рассказом. У нас старый престарый кадровик (подозреваю, у него маразм был) мало того, что строчил жалобы куда придётся, так ещё старательно ответы от них собирал и подшивал. Не представляете, сколько раз шеф пытался его уволить, однако, придраться было не за что. В делах у него всё идеально, всё по полочкам и по папочкам.

Мурат 02 октября 2019

Помню, лет пятнадцать назад, работал у нас Станислав Петрович начальником кадров. Старой закалки человек. Он когда-то в органах НКВД службу нёс. А когда ушёл от нас, то два дня макулатуру из его кабинета выносили. Он не только каждую бумажку берёг как зеницу ока, но и ещё реестр на них вёл. Вот это я понимаю, истинный делопроизводитель.

Viktoriya 28 сентября 2019

Друзья-товарищи, поймите, что в том плохого, если допустим в отделе кадров на работника храниться толстое личное дело. Это не только плюс, но и помощь для ответственных работников. Ну и для работодателя тоже свои плюсы имеются. Понадобилось ему вынести наказание провинившегося работника, посмотрит он в личное дело, и обнаружит например сотни жалоб или тому подобное.

Баталова 22 сентября 2019

Не, я не вижу в этом ничего плохого. К примеру, напишет сотрудник ваш заявление на предоставление места ребёнку в подшефном детском садике – сразу же первый экземпляр заявления суйте в личное дело. Отпросился, допустим, по семейным обстоятельствам работник, тоже заявление подшить нужно в его дело. Я только за такой документооборот.

Ангела 18 сентября 2019

Вот читаю ваши измышления и всё больше прихожу к мнению, что какой-то бред тут несёте, по другому ни как не скажешь. Я сама заходила в канцелярию или отдел кадров много и лично видела у них тонкие пачки личных дел. Вы предлагаете плодить макулатуру, я так понимаю. Только какой смысл то в этом? Инспекторам во время проверки вообще наплевать на ваше усердие. Их принцип работы - есть бумажка или нет.

Арина Шершова 12 сентября 2019

Давайте в личное дело запихнём, как сотрудник прекрасно шашлык жарит, когда по профсоюзной путёвке совместно с коллективом на природу выезжает в честь какого-нибудь дня шахтёра или металлурга-высотника (не знаю конкретный профиль вашего предприятия). И не забудьте указать, что весельчак он и рубаха парень. В общем душа компании во время праздников и свой в доску во время посиделок в обеденный перерыв.

Evgeniy Геннадьевич 08 сентября 2019

Как написано в начале статьи, что личное дело – это вся информация касающаяся деятельности работника на данном предприятии или организации. К примеру, выступал он с лекцией на собрании перед коллективом, будьте добры, в протокол занесите и личное дело положите. Допустим, принимал участие в субботники по облагораживанию заводской территории, приколите справку, сколько мешков с мусором он собрал или деревьев посадил.

Anastasia 02 сентября 2019

Что вы, нет и нет, лучше с инспекторами не спорить, а абсолютно во всём соглашаться, кивая головой. Не нравится им размер личного дела, отвечайте, исправимся, всё сделаем как нужно, пара секунд и всё в порядке. И покайтесь, виноваты, потеряли бдительность, недосмотрели, больше никогда этого не повторится, заверяем вас, лишние бумаги сейчас же уберём, а недостающие, если обнаружились, немедленно добавим.

Снигирёв 29 августа 2019

Что вы такое говорите, как нет закона, за который смогут ответственного наказать? Был бы живой человек, как говорится в известной присказке товарища Сталина. А инспектор по труду перефразирует, был бы сотрудник отдела кадров или канцелярии, а штрафное дело или статья найдётся. К примеру, его могут привлечь к административному штрафу за ту же халатность при выполнении своих трудовых функций.

Литвиненко 28 августа 2019

Интересное предложение с которым нельзя не согласиться. Сделали замечание, тут же с наглыми глазами, взяли и порвали на глазах у проверяющих. пусть потом доказывают.

Павел 26 августа 2019

Не волнуйтесь и не сейте панику. Предлагаю во время проверки ничуть не смущаясь взять и вытащить всё лишнее из папки с личным делом.

Зинаида Ползунова 23 августа 2019

Это с какого перепуга мне штраф. Если я, работая в фирме, к примеру кадровик или инспектором отдела кадров, положила в пакет с личным делом сотрудника его похвальные листы, грамоты и награды? Допустим, я ошиблась и случайно это сделала. А меня за это оштрафуют сразу, за мою случайную оплошность? Не существует таких законов, вы пугаете тут всех.

Dmitriy Romanov 22 августа 2019

Всегда имеет смысл перестраховаться и добавить в этот пакет с личным делом что-то ненужное, чем что-то важное забыть и нажить себе неприятности.

Полина 19 августа 2019

Это же сколько времени бедным проверяющим инспекторам читать придётся ваш талмуд, когда внезапно решат провести доскональную, а не выборочную, проверку всех личных дел работающих сотрудников в вашей компании. Так и представляю себе их возмущение при этом. Отрицательный конечный результат по итогам проверки вам обеспеченно гарантирован. Может быть ещё и штраф солидный выпишут.

ЗинА 17 августа 2019

Ну и насмешили вы меня. Да давайте ещё по несколько томов сделаем на каждого работника. Вот весело-то станет. Приезжает комиссия, допустим, из инспекции трудовой к вам, проверять работу организации и от удивления глаза расширяет и в обморок падает, когда увидит, что на каждого работника хранятся фолианты личных дел, как многотомный роман «Война и мир» у Льва Толстого.

Константин 15 августа 2019

Лично моё мнение, чтобы избежать всяческих проблем в будущем, нужно раздувать пакет личного дела работника на столько, сколько пожелаете. Есть на это время, вот вам флаг в руки. Считаю, хуже ни сколько не станет. Однако наоборот, когда личное дело сотрудника будет тонким, возникнут вопросы и подозрения у проверяющих. Наказать вас ни кто не посмеет. Валите всё на нерадивых помощников, напихавших в папку с личным делом всё подряд.

Апраксин Саша 09 августа 2019

Любопытно, чем личное дело работника отличается от досье на него. Вот у нас на крупной фирме работал заместитель генерального директора по внутренней безопасности Пётр Игнатьевич (пенсионер ещё старой закалки), так он на каждого сотрудника завёл досье. А для этого позаимствовал личные дела из отдела кадров. Ну и какая разница между этими документами, досье и личным делом? Мы так и не смогли понять.

Анжелика Ремезова 06 августа 2019

Личное дело сотрудника – это пакет документов. Возникает вопрос, если в этом пакете будут храниться лишние сведения о сотруднике хорошо это или плохо? Допустим, он за время работы несколько раз принял участие в игре по футболу в заводской команде и завоевал кубок в чемпионате в своей лиге.

Нина 29 октября 2018

Слышала, что кадровик должна ежегодно знакомить сотрудников с его личным делом. Подошла к нашей, так она сказала, что я всё придумала и только работу дополнительную ей хочу найти.

atlantis 05 октября 2018

Не знаю как правильно нумеровать шкафы для хранения личной документации. Кто-то говорит, нужно по алфавиту, другие утверждают, что исключительно цифрами, начиная с единицы.

АнитА 19 сентября 2018

Проработала на государственном предприятии пять лет. А после увольнения со скандалом, устроилась на подобное. Слышала, есть такой закон, что все личные дела с прежнего места работы направляют на новое. А у меня раньше было несколько выговоров. Значит новое начальство узнает о них?

Калина 29 августа 2018

Если бы все и везде соблюдали требования по правильному хранению документов. Вот буквально вчера по всем СМИ прошла информация, что при расформировании в Москве отделения ФМС, в двухэтажном заброшенном здании, где раньше находилось данное ведомство, обнаружили горы брошенных копий паспортов, заявлений, личных дел граждан и прочие документы. Мальчишки, лица без определённого местожительства, алкоголики без труда проникают в неохраняемое здание и обитают в нём.

Ушаков Пётр 17 августа 2018

Наша Карина Марковна не успевает за день всю сделать сделать и берёт её на дом. Работает она начальником отдела кадров, а домой носит папки с личными делами сотрудников.

Магда 16 августа 2018

Мы каждые восемь-десять лет сдаём все архивные дела нашего предприятия в городской государственный архив. А существует ли какая-нибудь нормативная документация, через сколько лет нужно освобождать архив на предприятии и передавать его в город?

Авилий 13 августа 2018

Как-то, работая инспектором в отделе кадров, зашёл в производственный архив нашего предприятия за нужной бумагой. С любопытством открыл папку за 1942-й год. А в ней лежали приказы, распоряжения и другие документы. Все они написаны карандашом, тогда с печатной машинкой были проблемы. Интересно читать приказы по предприятию об увольнении и принятию на работу сотрудников, написанные карандашом синего цвета, а подпись директора красным. В то время пользовались двусторонним толстым карандашом (синим/красным).

Татьяна Сергеевна Бек 12 августа 2018

Много лет тружусь в отделе кадров. Казалось бы, знаю свою работу от а до я. Но, с приходом нового руководителя становится всё больше и больше дополнительных обязанностей. Вот и на днях он издал распоряжение, что мы, кадровики, должные ещё заниматься и хранением медицинских книжек. Разве это входит в нашу работу?

Полина 11 августа 2018

Много лет назад назад, работал у нас пожилой мужчина, который любил приукрасить факты своей биографии. Однажды на общем собрании заявил, что имеет награды и звание за подавление мятежа в Чехословакии, потому получает надбавку к пенсии. После собрания спокойно отправился домой, а народ ринулся в отдел кадров, проверять личное дело. Естественно, в нём отсутствовал оный знаменательный факт в его биографии. А я вот думаю, нарушила тогда свои должностные обязанности кадровичка Маша.

Никулина Лена 09 августа 2018

Да ничего Вам не будет. Максимальное наказание - объявление выговора. Который благополучно через год автоматически снимут.

Агроном 08 августа 2018

Если целенаправленно размещу архив с личными делами в подвале, где проходят коммуникации, и устрою "случайный потоп", что мне за это будет?

Винокентьев 05 августа 2018

По поводу безвозвратно потерянных документов. Как-то, престарелые родственники, проживающие в другой местности, попросили сходить в архив и запросить документы о том, что они сразу после войны проходили в нашем городе учебную практику на заводе. Им нужно было получить "ветеран тыла". А завод тот давно обанкротился и закрылся. Так вот, из городского архива мне дали справку, что сведениями не располагают, и всё.

Миронова Наташа 03 августа 2018

Не понимаю, для чего на сотрудника заводить несколько личных дел. У нас бюджетная организация. Большинство коллектива подрабатывает по внутреннему совместительству. Это сколько же бумаги дополнительной нужно плодить.

Ольга 02 августа 2018

Присоединяюсь. Напишите статью о прочей документации. Допустим, сколько должны храниться входящие и исходящие письма, факсы, приказы, распоряжения. Где они должны храниться, надо ли сшивать, есть ли особые требования?

Арсений Быков 01 августа 2018

Здравствуйте, не только восхищаюсь вашими обзорами, но и добавляю их в закладки. Делопроизводство, казалось бы не основная часть работы на предприятии, но вопросов по нему множество. Допустим, у нас не умолкают споры, что сначала ставить подпись или дату внизу заявления работника. Не могли бы дальше раскрывать эту тематику на сайте?

Журавлёв Саша 29 июля 2018

Существуют ли требования к этажности расположения комнаты (архива) для хранения документов? Можно ли располагать её в подвальном помещении и не получится ли так, как пишет Подколзин Дмитрий (прорыв трубы), ведь в подвале больше коммуникаций.

Бальзаминов 28 июля 2018

Как то на днях у себя на работе зашёл к кадровикам и попросил сделать ксерокопию одного из документов, хранящихся в личном деле. И тут моё внимание привлёк приказ о выговоре. Объявлен он был ещё десять лет назад. Когда я спросил, почему он там хранится, получил ответ, всё по закону.

Маша 26 июля 2018

Акты - это мелочь, а как восстанавливать утраченные личные дела и то что в них было? Не зря придумали такой большой срок хранения документов. А если человек обратиться за ними, что ему предъявлять, справку из УК?

Делать свое дело 25 июля 2018

Дмитрий,

следует составить документальное подтверждение данного события: создайте комиссию - составляйте акт к которому приложите справку, подтверждающую факт и причину аварии (из управляющей компании, ...).

Дмитрий Подколзин 25 июля 2018

На работе в выходные дни прорвало трубу горячей воды и кипяток сутки лился на документы в архиве. Естественно, они пришли в негодность и 60% из них не подлежат восстановлению. Храниться должны были 25 лет. Как быть и кто ответит?

Делать свое дело 24 июля 2018

Оксана,

не волнуйтесь, эта техническая сторона вопроса решается намного проще, чем Вы думаете - специальные дата-центры с несколькими запасными вариантами для подстраховки.

Предполагаем, что это будет единая федеральная информационная система.

Оксана 24 июля 2018

А как же теперь 75 лет будут хранить электронные трудовые книжки, на дискетках или специальный сервер купят?

Максим 22 июля 2018

У нас ещё любопытнее ситуация. Видимо что-то кадровики в своё время напутали и ни у кого не взяли согласие на обработку персональных данных. И вот месяц назад спохватились и стали обходить всех сотрудников, чтобы те расписались. А если бы ни кто не захотел поставить подпись, то всех бы уволили и предприятие закрыли? Думаю, легче одного работника отдела кадров уволить в таком случае, чем весь коллектив.

Ильдар 21 июля 2018

Спасибо за ответ. Но, на каком основании будет произведён отказ? Разве в трудовом законодательстве есть такой пункт? Может ли работник, претендующий на вакантное место и получивший отказ, оспорить его в трудовой инспекции?

Делать свое дело 20 июля 2018

Ильдар,

на основании Вашего решения не давать согласия на обработку Ваших персональных данных - в таком случае работодатель не сможет исполнить требования Федерального закона и, соответственно, будет вынужден отказать Вам в приеме на работу.

Ильдар 20 июля 2018

Всегда задавался вопросом, если откажусь подписывать соглашение на обработку моих персональных данных, что произойдёт - уволят с работы (или не примут на работу). Но, на каком основании?

Добавить комментарий